Como emitir nota fiscal eletrônica, quem pode e o que é preciso?

Alô, empreendedor! Se você chegou aqui é porque, provavelmente, já abriu um negócio e agora quer saber se deve emitir nota fiscal e como fazer isso, não é mesmo? Agora, se você ainda não chegou neste ponto, não se preocupe, terá acesso a informações que serão muito úteis na sua jornada empreendedora. Então confira, de forma simplificada, tudo o que precisa saber sobre nota fiscal eletrônica.

O que é a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal é o documento que registra oficialmente uma venda de produto ou prestação de serviço. É através dela que o governo recolhe tributos e, por conta disso, realizar alguma atividade comercial sem nota fiscal pode ser enquadrado como crime de sonegação fiscal. Já a nota fiscal eletrônica, basicamente, é a versão digitalizada da nota fiscal, emitida e armazenada eletronicamente.

Quais os principais tipos de nota fiscal eletrônica?

Como existem várias maneiras de comercialização de serviços e produtos, foram criados diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas. Confira os principais!

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e, também chamada de nota fiscal de produto, é o documento fiscal usado para formalizar a venda de alguma mercadoria, seja no ambiente físico ou no digital. Se a sua empresa é um comércio, fábrica ou indústria que vende produtos físicos, este é o seu tipo de nota!

Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é o documento digital que serve para oficializar a prestação de serviços em seu munícipio. Cada prefeitura tem suas próprias regras, portanto, é importante averiguar como será a cobrança. Se você é MEI, é importante saber como emitir a nota fiscal de serviço.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O CT-e é usado para regularizar os transportes de cargas no Brasil. Desde 2013, este tipo de nota fiscal eletrônica deve ser emitido por qualquer modal: rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário.

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é o documento utilizado para oficializar operações comerciais entre empresas e consumidores. Seja em vendas presenciais ou em vendas para entrega em domicílio.

Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

A NFA-e é o documento fiscal indicado para quem não é obrigado a emitir nota fiscal, como alguns casos do MEI, e para quem não emite nota fiscal com tanta frequência. Serve tanto para transações comerciais de produtos como de serviços.

Quais os benefícios de emitir nota fiscal eletrônica?

Para ser simples e direto, como já citamos, o principal benefício de emitir nota fiscal eletrônica é estar em conformidade com a lei. Além disso, facilita a fiscalização das transações entre empresas e consumidores e comprova que o seu negócio está em dia com o Fisco. Isso traz credibilidade para o seu negócio e transmite confiança aos potenciais clientes.

Como é digital, este tipo de nota fiscal também contribui com a sua produtividade e organização, além de minimizar erros de digitação.

Quem precisa emitir nota fiscal?

Todo tipo de empresa é obrigado a emitir nota fiscal ao fazer qualquer tipo de operação comercial, seja relacionada a produtos ou serviços. A única exceção é o MEI (Microempreendedor Individual) quando vende ou presta serviço para pessoa física. Agora, no caso da NFS-e, a partir de 3 de abril de 2023, se o tomador de serviço (consumidor final) for pessoa jurídica, o MEI estará obrigado a emitir a NFS-e.

O que é preciso fazer para emitir nota fiscal?

Para emitir nota fiscal você precisa cumprir algumas obrigações. Confira!

Abra uma empresa (CNPJ)

Se você é MEI, pode abrir a sua empresa na área do empreendedor no site do governo federal de forma totalmente online e gratuita. Porém, se não é este o seu caso, é importante contar com a ajuda de um contador, pois há algumas etapas mais burocráticas a serem cumpridas até você conseguir o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) da sua empresa.

Obtenha IE (Inscrição Estadual) ou IM (Inscrição Municipal)

Com o CNPJ em mãos, você pode seguir então para o segundo passo, que é credenciar a sua empresa no governo estadual ou municipal, dependendo do caso. Para você emitir qualquer nota deve procurar a Sefaz (Secretaria da Fazenda do Estado) para obter o número da IE (Inscrição Estadual). A única exceção é a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço), neste caso, é preciso procurar a prefeitura para conseguir a IM (Inscrição Municipal). Mas fique atento, pois a legislação varia em cada cidade ou estado. Então, é melhor pesquisar como funciona este processo na sua região.

Faça o credenciamento para emissão de notas fiscais

Uma vez que a empresa já está inscrita no governo estadual ou municipal, então já pode solicitar o credenciamento para emitir nota fiscal. Este procedimento, geralmente, é feito no mesmo órgão no qual foi solicitado o IE e o IM, ou seja, no Sefaz ou na prefeitura. Mas lembramos novamente que isso pode variar de acordo com a região.

Adquira um Certificado Digital habilitado

O Certificado Digital é uma espécie de RG eletrônico criptografado com as informações da sua empresa. O que traz mais segurança para o processo. Para consegui-lo é preciso entrar em contato com uma Autoridade Certificadora habilitada pela Receita Federal.

Escolha um emissor de notas fiscais

Você vai precisar de um software emissor de nota fiscal. O IOB Emissor é 100% online, ou seja, não requer instalação. Além disso, com ele é possível emitir, de forma ilimitada, seis tipos de nota: NF-e (Nota Fiscal de Produto), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), MDF-e (Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico) e NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Rural). Sendo que todas as notas ficam armazenadas no sistema por 5 anos.

Perguntas frequentes

Como automatizar a emissão da nota Fiscal Eletrônica?

Para automatizar a emissão de nota fiscal eletrônica é precisa contar com um emissor de nota fiscal que tenha esta função, como é o caso do IOB Emissor.

Quais os erros comuns durante a emissão da nota fiscal?

Para lhe ajudar neste sentido, separamos os sete erros mais comuns durante a emissão da nota fiscal.

O que acontece se eu não emitir nota fiscal?

Como já citamos no texto, a não emissão da nota fiscal pode ser enquadrada como crime de sonegação fiscal. Portanto, fique ligado e mantenha sua empresa em compliance.